Prihod in odhod
Račun, e-pošta in skupine za novega sodelavca; prenos in zaprtje ob odhodu.
ZA PODJETJA
Google Workspace in Microsoft 365 podpora
Pomoč pri uporabnikih, e-pošti, domenah, 2FA in vsakodnevnem delu z Google Workspace ali Microsoft 365.
Računi, ki sledijo
vaši ekipi.
Ko podjetje raste, se računi množijo: nov sodelavec potrebuje e-pošto, odšli sodelavec pusti predal brez lastnika, skupni naslovi pa nimajo jasnega skrbnika. Pregledamo vaše uporabnike, skupine, licence in domenske nastavitve ter poiščemo račune, ki so ostali brez nadzora. Vsak tak račun je odprt dostop, ki ga nihče ne nadzoruje.
Nato vzpostavimo red: enoten postopek za prihod in odhod zaposlenih, pravice dostopa po vlogah, vklopljeno dvofaktorsko preverjanje in pregled licenc glede na dejanske potrebe. Pri domenah preverimo zapise za e-pošto, vključno s SPF, DKIM in DMARC, da sporočila pristajajo v nabiralniku in ne med vsiljeno pošto.
Spremembe izvajamo previdno, da koledarji, skupni predali in e-pošta med prehodom delujejo naprej. Na koncu ostane zapis, kdo skrbi za račune in kako se doda novega člana ekipe. Ekipa pri tem dela nemoteno, saj spremembe izvajamo postopno in po dogovoru.
Poglejte IT rešitve ↗Kaj uredimo
v oblaku.
Uporabniki, e-pošta in dostopi pod nadzorom.
Skupine in pravice
Skupni predali, pravice dostopa in pregled licenc.
Domene in varnost
2FA, nastavitve domen ter SPF, DKIM in DMARC za e-pošto.
Od popisa računov
do urejenega okolja.
Najprej popišemo, nato uredimo po vrsti.
Začnemo s seznamom vseh računov in skupnih naslovov: kdo jih uporablja, kdo jih upravlja in kateri so povezani z zunanjimi napravami ali programi. Pogosto najdemo stare račune odšlih sodelavcev ali podvojene licence. Preverimo tudi, katere naprave in programi uporabljajo posamezne račune, da čiščenje česa ne prekine.
Nato določimo vrstni red: najprej varnost računov in e-pošte, nato skupine in pravice, nazadnje licence in čiščenje. Vsako spremembo potrdimo s prijavo in preizkusom pošiljanja, ne le v skrbniškem pogledu.
Pri migracijah ali združevanju najprej izmerimo obseg pošte in dokumentov ter pripravimo načrt, ki upošteva delovni čas ekipe. Selitev izvedemo postopno, da čim bolj omejimo motnje pri delu. Velikost nabiralnikov in shrambe preverimo vnaprej, da se selitev ne ustavi na polovici.
Zaposlenim na kratko razložimo dvofaktorsko prijavo in delo s skupnimi predali, saj najlepše nastavitve ne pomagajo, če jih ekipa ne uporablja. Navodila ostanejo kratka in praktična. Pripravimo tudi kratek zapis postopka za skrbnika v podjetju, da se nov račun odpre vedno enako.
Ko se ekipa spremeni, se postopek ponovi po istem vzorcu: nov račun se odpre po dogovorjenem postopku, ob odhodu pa pravočasno prenesemo pomembno pošto in dokumente ter zapremo dostope. Večino uredimo na daljavo, za podjetja iz Maribora in okolice pa pridemo tudi na lokacijo.
Red, ki ga ekipa
res uporablja.
Posebno pozornost namenimo skupnim naslovom, kot sta info@ ali racuni@: določimo lastnika, člane in pravila posredovanja, da nobeno sporočilo stranke ne obtiči v predalu, ki ga nihče ne odpira. Določimo tudi, kdo potrjuje nove člane skupin, da se dostopi ne širijo sami od sebe.
Licence pregledamo glede na dejansko uporabo: kdo potrebuje polni paket, komu zadostuje osnovni dostop in katere licence se plačujejo zaman. Pregled licenc pomaga odkriti nepotrebne stroške in uskladiti pakete z dejansko uporabo. Pregled ponovimo enkrat letno ali ob večji spremembi ekipe.
Urejeno upravljanje računov olajša prihod in odhod zaposlenih. Pregledamo skupne naslove, skupine, pravice dostopa in 2FA, da računi ne ostanejo brez lastnika. Pri domenah in dostavljivosti e-pošte pojasnimo nastavitve na razumljiv način, brez nepotrebne tehnične zapletenosti.
Ob urejanju okolja določimo, kdo skrbi za posamezne račune in kdo lahko upravlja skupne predale. Pri odhodu zaposlenega se dostopi pravočasno prenesejo ali zaprejo, pri prihodu novega pa se aktivirajo po enotnem postopku. To zmanjšuje zmedo, preprečuje izgubljene poslovne informacije in olajša vsakodnevno administracijo.
Pred spremembami preverimo tudi, katere naprave in zunanje aplikacije uporabljajo obstoječe račune. Tako prehod ali ureditev dovoljenj ne prekine delovanja koledarjev, skupnih map ali službene e-pošte. Dogovorjena pravila za račune in skupine ostanejo pregledna tudi, ko se odgovorna oseba v podjetju zamenja.
Po koncu preverimo še prijavo uporabnikov in pošiljanje oziroma prejemanje e-pošte, da se spremembe potrdijo v praksi, ne samo v skrbniškem vmesniku.
Pogosta
vprašanja.
Ali pomagate pri novih uporabnikih?
Da. Uredimo račun, e-pošto, skupine in osnovne nastavitve za novega zaposlenega.
Ali urejate 2FA?
Pomagamo pri osnovni nastavitvi 2FA in razlagi uporabe zaposlenim.
Ali pomagate pri domeni in e-pošti?
Pomagamo pri domenah, e-pošti in razumljivi preverbi SPF, DKIM ali DMARC nastavitev.
Ali izvajate migracije?
Pri selitvi računov ali pošte najprej preverimo obseg in pripravimo primeren načrt.
Ali urejate licence?
Pomagamo pregledati uporabnike in licence glede na dejanske potrebe ekipe.
Potrebujete
pomoč?
Povejte, kaj vaše podjetje potrebuje.
Pošljite povpraševanje ↗