Priprava računalnikov in delovnih mest

Ko najavite novega sodelavca, potrebujemo le osnovne podatke: ime, vlogo in datum prihoda. Glede na vlogo določimo, katere mape, programe in pravice potrebuje, ter pripravimo časovnico do prvega dne. Če vlogo že pokriva drug sodelavec, njegove pravice uporabimo kot predlogo, da se nič ne pozabi.

Računalnik pripravimo vnaprej: posodobitve, aplikacije, e-pošto in nastavitve. Če je na voljo obstoječa naprava, jo pregledamo in počistimo; če kupujete novo, svetujemo glede na delo, ki ga bo oseba opravljala. Naprave pred ponovno uporabo vedno očistimo in posodobimo, da novi uporabnik ne podeduje težav predhodnika.

Na dan prihoda sodelavec dobi delujoče okolje in kratek uvod: kje so skupne mape, kako deluje tiskanje in kam se obrne ob vprašanju. Skrbnik v podjetju prejme pregled izvedenih nastavitev in dogovorjenih dostopov. Po dogovoru smo na voljo tudi za vprašanja po predaji. Večja vprašanja se zabeležijo in uredijo v dogovorjenem roku.

Ob odhodu zaposlenega postopek teče v obratni smeri: podatke prenesemo, dostope zapremo in napravo pripravimo za naslednjega uporabnika. Noben račun ne ostane aktiven brez razloga. Hkrati preverimo, ali se sproščene licence še potrebujejo drugje v podjetju.

Za podjetja iz Maribora in okolice pripravo večinoma uredimo na daljavo, napravo pa predamo osebno ali po dogovoru. Ob več hkratnih zaposlitvah pripravimo več delovnih mest po istem seznamu. Vsako mesto se pred predajo še enkrat preveri po kontrolnih točkah.

Seznam opreme vodimo sproti: katera naprava je dodeljena komu, kdaj je bila kupljena in kdaj se izteče garancija. Ko čez dve leti zataji disk, teh podatkov ni treba iskati po predalih. Ob vsaki dodelitvi zabeležimo datum, da se čez čas vidi starost posamezne naprave.

Določimo tudi, kaj se zgodi s staro opremo: varen izbris podatkov, ponovna uporaba ali odpis. Disk z dokumenti podjetja ne sodi med odpadke brez predhodnega brisanja. Podatke pred izbrisom vedno najprej shranimo, da se kakšen dokument ne izgubi po pomoti.

Standardizirana priprava računalnikov skrajša prvi dan novega zaposlenega. Pred predajo preverimo račun, potrebne aplikacije, dostop do skupnih map, tiskalnik, omrežje in Wi-Fi. Tako zaposleni ne čaka na osnovne dostope, podjetje pa lažje ponovi enak postopek pri naslednji zaposlitvi.

Pred nakupom ali pripravo preverimo, kakšno delo bo zaposleni dejansko opravljal in katera oprema je že v uporabi. Tako se izognemo računalniku, ki je za nalogo prešibek, ali nepotrebno dragi konfiguraciji. Enoten seznam priprave olajša predajo, poznejše posodobitve in zamenjavo naprave, ko se vloga ali ekipa spremeni.

Ko je priprava ponovljiva, se lahko vnaprej uskladi tudi vračilo stare opreme, prenos potrebnih podatkov in dodelitev licenc. Zaposleni ob prevzemu dobi delovno okolje, ne seznama neodgovorjenih nastavitev. Podjetje pa ohrani pregled nad napravami, ki so dodeljene posameznim vlogam.

Pred predajo preverimo tudi posodobitve in osnovno delovanje, zato se prve ure zaposlenega ne porabijo za odpravljanje predvidljivih tehničnih ovir.